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Open Password – Mittwoch, den 14. April 2021

# 909

Outsell – Event Management Platforms – Randy Giusto – In-person Events – Virtual Events – Hybrid Solutions – COVID-19 – Single Solutions – Bizzabo – Event Stack – Zoom – Plugins – Academic Markets – Conference and Poster Functionality – Customer Service – Magazines – Vanilla – Benchmarks – Integration Time – Customer Support – Net Promoter Scores – Essential Actions – Matchmaking – Arbeitnehmer – Gewerkschaften – Amazon – Jake Alimahomed-Wilson – Ellen Reese – Luxemburg Online – Amazon-Kapitalismus – Ein-Klick-Sofortkonsum – Globale Cloud-Infrastruktur – Logistik – Just-in-Time-Logistik – Lieferkette – Letzte Meile – Amazon Delivery Service Partner – Amazon Flex – Logistikzentren – Elektronische und Videoüberwachung – Rheinischer Kapitalismus – Gewerkschaftliche Organisierung – Lockdown – – Paul Nolte – Digitale Semester – Mensen – Bibliotheken – Hans-Christoph Hobohm – Elisabeth Simon – Frank Seeliger – Sebastian Nix – ZPID – Repositorium – Open Password – Informationsinfrastruktureinrichtungen

Titelgeschichte: April Contribution of Outsell – Virtual Event Best Practices – Event Management Platforms – By Randy Giusto


Über den Tellerrand: Mitarbeiter und Gewerkschaften sind für Amazon
nur irrelevante Gegner

heise online am 10. April, Mitarbeiter stimmen gegen erste US-Gewerkschaft bei Amazon.

  1. Macht wenigstens die Mensen auf und die Bibliotheken – Von Paul Nolte

Hans-Christoph Hobohm – ZPID-Repositorium

April Contribution of Outsell
Open Password´s International Partner

Virtual Event Best Practices
Event Management Platforms


By Randy Giusto, VP & Lead Analyst

Randy Giusto

Even as in-person events reemerge, companies must still use online event solutions they’ve already invested in. They must also fine-tune them or seek new ones as they move into hybrid events. We’ve seen interesting lessons so far among companies that have learned how to master these platforms.



Outsell remains actively involved in researching virtual event solutions and talking with clients about past experiences and future plans. We help answer their questions, share their concerns, and help them think through strategies and identify best practices where we see them. In late 2020, we held 12 interviews with companies with substantial events assets as part of their business models, exploring their 2021 strategies for virtual and hybrid events along a number of themes. What follows is a summation of one theme in particular — event management platforms — and the collective lessons and best practices from those discussions.


Key Practices

Several companies we spoke with detailed the big learning curves they went through in 2020 as they scrambled to move in-person events online. For many, platform exploration, evaluation, testing, implementation, and training that would typically occur over a year had to happen in four to six weeks. Some companies already had a solution in place for webinars and tried to leverage that for larger events. Others went all in on new platforms that they thought could meet their needs for at least the next year. A few others selected a solution for a single event with the ability to move to something else for the next event if things just didn’t work out well.

We’ve heard many stories about the positive and negative aspects of using today’s crop of online event management platforms (EMPs) — specifically, where they sing and where they stumble.

Through our discussions, we have found that it’s best if companies don’t lock themselves into a platform long-term. So much is changing in the event space today, even as in-person events start to come back. The need to provide a hybrid solution for at least the next few years is real, and event management platforms were a niche market pre-pandemic. COVID-19 landed on the doorstep, and many stumbled as their underinvestment showed. They still have a way to go to become truly functional in the manner in which event teams need them to perform not only now but also down the road. In the meantime, companies need to think through their online event strategies and envision the kinds of tools they’ll need as they juggle virtual, hybrid, and in-person events ahead. Outsell recommends considering the following.


  1. Seek a Single Solution with Customization If Resources Remain Limited.


One company we spoke with moved to Bizzabo and found it a good, stable, and robust choice since the vendor will tweak things on the fly to suit their changing needs. They needed to focus on a single platform for most of their work and wanted to avoid the “wedding planner” approach with team resources so limited this next year. They now run peer-to-peer roundtables on Bizzabo and find the experience to be Zoom-like. This firm also occasionally uses On24 and WebEx since large banks sanction the use of those platforms in the financial services space, one of several verticals this company serves.

Another company is moving away from Bizzabo after two years because they found it less flexible as their needs changed rapidly. What works for one company might not work for another, so make sure that the EMP chosen matches well with both present and future needs. It’s a piece of technology, and it must also scale as the needs of the event team and the company change.


  1. Build an Event Stack If the Sales and Marketing Stack Is Already Diverse.


Several companies we spoke with initially went for high-end solutions only to find out that they lacked flexibility and didn’t provide the data needed. As a result, they didn’t deliver on value, becoming just another black box solution. These companies run on pretty diversified sales and marketing technology stacks already. They are now building their own event stacks, much like these other stacks, to handle the intricacies of planning, facilitating, and executing a robust calendar of events.

One company is using Swoogo for registrations, virtual reality solution VIVE for award shows, and a Zoom plugin for most of its virtual events. Another is using Intrado for virtual events along with Brella for the networking component and a Zoom plugin as well. They find that a layered approach works best, made up of products that plug and play well together.


  1. Find a Poster Solution That Works for the Association


Among professional associations, especially in the science space, events revolve around the presentation of academic posters that function as a visual presentation of research findings. Not all EMPs address this particular need or cater to academic markets. One association we spoke with uses two solutions today — InEvent and iPosterSessions — but it will move to a single source this year. It is evaluating UnderLine, which might meet the teams’ new requirements this year for their science events, which must offer both conference and poster functionality.


  1. Pay Attention to Customer Service Needs Up Front.


Many companies don’t properly vet an EMP’s customer service reputation when shopping. When evaluating EMPs, don’t just talk to the sources that platform providers provide — talk to partners who use these tools, other peer companies in the same market, and Outsell Community members as well. Learn from them how fast they could spin things up and how adept these platforms are at customer service.

Find companies that really feel like their EMP providers act as partners or trusted advisors, not like just vendors. Look for one that not only offers customization and training but also makes customers look good. For example, one company we spoke with uses Unity Event Solutions as its formal virtual event solution and loves the platform and its level of customer support.


  1. Plan Events Like Magazines, with Ramp-Up and Ramp-Down Modes.


One company we spoke with advised that media businesses plan like magazines when running virtual and hybrid events.

For the first week, this company starts out with a series of 10-minute talks from sector experts and other thought leaders to warm up the audience. This happens a full month before the main event. It follows this up during the next week with a series of research related talks from its research and insights team, usually new reports or surveys. That leads into the third week, when it presents a series of how-to clinics focusing on educational content. Then comes the main event, which is no longer a three-day experience but just one day. After the main event, this firm offers a series of additional talks spread out over the next month that take several keynote talks and drill down on them further, with a smaller and more focused audience. It runs this schedule all on Vanilla, a community management platform that offers eventlike functionality. The company gets high engagement and satisfaction scores.




Companies we spoke with articulated how they measure success when it comes to using EMPs for their virtual and hybrid event needs. These metrics include the following.

Integration Time. Simply put, this is the speed at which the company can swap out one platform solution for another or an older plugin for a newer one. For platforms, it’s often measured in weeks (hopefully not months). For plugins, it’s measured in hours or even minutes.

Customer Support. Companies measured this based on EMP service team response times and also the quality of support provided. For the latter metric, companies may survey their event teams several times a year to gauge their own satisfaction levels over time.

NPS. For many, net promoter scores across attendees, sponsors, exhibitors, and speakers are a key function of an event’s success. Overall platform experience and satisfaction on the part of attendees weigh into this as well, not just the quality of the speakers and the content provided.




Obviously, there’s no one platform that rules them all in the online event management platform space. Instead, there are dozens of solutions. The space is very crowded now, and investors have been pouring crazy money into the segment since mid-2020, as seen in the investments made in Hopin and others. Companies and event teams need to think through the tools they have and consider just how long they may meet their needs. Because the space is so underinvested in to begin with, new features and capabilities tend to take longer to roll out compared to other platforms in areas like marketing automation, CRM, and sales and marketing intelligence. Companies and events teams can expect holes in solutions for at least the next year or so. Many of the platforms mentioned above don’t handle one-on-one engagement and matchmaking particularly well. Plugins can fill this gap for now. EIPs will check this box eventually with further investment and new product development — they all know there’s demand out there for this in their platforms. As companies move toward hybrid events in the near future, the solutions they deploy both virtually and in-person will need to mesh well together, too.


Essential Actions

Companies and event teams need to constantly push the technology and providers to deliver a premium digital experience. They need to remain flexible as well when certain features or solutions fail. This includes switching out components or whole platforms quickly because the company’s image may depend on it. Here are four key actions to take while tackling the complexity of online event management platform solutions today.

  • Consolidate Platforms, Not Plugins. For the larger companies we spoke with, the days of using four or five different event platforms across multiple event formats are over. Many don’t have the time, people, or money to operate more than two.Look at and compare platform use and costs and establish a baseline of functionality needed. Try to tier events into a good, better, best approach in terms of the platform flexibility needed. This kind of technology must scale in terms of the functionality, size, and complexity of the event, its audience reach, and business needs. Use a more barebones platform for webinars and smaller events and a more complex one for large-scale conferences and shows. Fill in gaps with plugins that test well. We’ve written about several of them, especially in the areas of engagement and matchmaking.
  • Stitch Together a Best of Breed Solution. Find tools that help event teams stitch together a best-of-breed solutions mix. Make sure they’re interchangeable, too, and that they work toward the company’s workflow needs and the event teams’ requirements and purpose. Platforms ultimately need to be invisible to speakers and sponsors at some point, but the industry isn’t there yet.
  • Roll Up the Sleeves on Engagement and Matchmaking. Expect to get more “hands-on” when it comes to actual matchmaking and one-on-one engagement efforts when using these platforms. Most EMPs don’t do these pieces well, as noted above, but don’t blame the platforms — technology can’t solve everything, at least not yet. The companies we’ve spoken with that have figured this out are more hands-on when it comes to this work. They use calendaring software as plugins but realize that a lot of facilitation work must still happen on their end. It’s high touch but also high reward when it’s done right.
  • Get Out of the Way. Companies and event teams want to get more out of their platforms every day, but as one interviewee put it: “You have to get out of your own way sometimes. If you use Drupal or WordPress for your company site, you can’t expect everyone on the team to be an expert in that tool.” Assign different people on the team to different parts of the platform and the various plugins. These platforms will all get to the same place eventually. It’s better to have a premium audience experience than a great technology experience with low NPS scores. Let specific team members develop specific platform specialties

Über den Tellerrand (36)

Mitarbeiter und Gewerkschaften sind für Amazon
nur irrelevante Gegner


Interview mit den Autoren Jake Alimahomed-Wilson und Ellen Reese, Amazons kometenhafter Aufstieg ist ein Schlüsselmoment im globalen Kapitalismus, in: Luxemburg Online – Gesellschaftsanalyse und Linke Praxis (, März 2021. Die Autoren wollen mit dem Begriff „Amazon-Kapitalismus“ auf die „neue Dimension konzentrierter Unternehmensmacht“ hinweisen, die sich zum einen „in Größe und Einfluss auf die Weltwirtschaft manifestiert“, zum anderem „auf die Kosten, die mit der Etablierung des Geschäftsmodells und dem vermeintlich kostenlosen Versand einhergehen. Diese werden nämlich von den Beschäftigten, den Kommunen und der Umwelt getragen“. Amazon hat unser Einkaufverhalten durch „die Verbreitung von „Ein-Klick-Sofortkonsum“ nachhaltig geprägt, kontrolliert die Hälfte der globalen Cloud-Infrastruktur und ist das weltweit größte Logistik-Unternehmen. Das vorläufige Fazit der Autoren: Amazon „steht für viele der zerstörerischen Kräfte, die dem Kapitalismus innewohnen, und treibt sie voran: die Ausbeutung und Entmenschlichung von Arbeiter*innen, Steuervermeidung, die extreme Ungleichverteilung des Reichtums, obsessive Massenkonsumkultur, Überwachung, Aushöhlung der Privatsphäre oder den Angriff auf die ökologische Integrität des Planeten.“

Bislang hat sich das Unternehmen gegenüber der „Arbeiter*innenklasse“ als weitgehend unverwundbar erwiesen. Amazon beschäftigt derzeit 1,3 Millionen Mitarbeiter und wird 2023 Walmart als größten Arbeitgeber der Welt ablösen. Sein System beruht auf der Just-in-Time-Logistik. „Schafft man es, neuralgische Punkte in Amazons Lieferkette zu identifizieren und diese durch Streiks oder Aktionen zu stören, kann erheblicher Druck auf das Unternehmen ausgeübt werden.“ Die verwundbarste Stelle dürfte die letzte Meile sein, also der Weg vom Verteilzentrum zum Kunden. Andererseits hat Amazon eine sehr komplexe Logistikinfrastruktur, beispielsweise auch die Möglichkeit geschaffen, Bestellvolumen von einem Warenhaus ins nächste zu verschieben. Mit seinen Diensten Amazon Delivery Service Partner (Outsourcing von Transportleistungen an andere Unternehmen) und Amazon Flex (Soloselbständige registrieren sich auf einer Plattform als Fahrer) unterläuft Amazon gewerkschaftliche Organisierungsversuche. In den USA sind die Logistikzentren häufig in „farbigen Communities mit hoher Erwerbslosigkeit“ angesiedelt. Dort „gibt es eine hohe Fluktuation, was mit der Unzufriedenheit, aber auch mit den Disziplinarmaßnahmen und häufigen Entlassungen zu tun hat. Elektronische und Videoüberwachung der Arbeiter*innen, der Druck, schnell zu arbeiten und nicht zu viel „Freizeit“ zu haben, machen es den Arbeiter*innen extrem schwer, sich am Arbeitsplatz zu organisieren.“

Demnach besteht die „Arbeiter*innenklasse aus besiegten und für den sozialen Wandel nicht relevanten Akteuren? Mit einer solchen Sicht werden „einige wichtige gewerkschaftliche Erfolge der letzten Jahre ignoriert. Dazu gehört die jüngste „Fight for $15“-Kampagne, also die gewerkschaftliche Forderung nach einem landesweiten Mindestlohn in Höhe von 15 US-Dollar die Stunde. In vielen Städten und einigen Bundesstaaten konnte ein solcher durchgesetzt werden.“

Kommentar. Die im rheinischen Kapitalismus ungewohnt unfaire Behandlung von Mitarbeitern durch Amazon ist auch für Deutschland gut dokumentiert. Bei der Bewertung der Möglichkeiten, dies durch gewerkschaftliche Organisierung zu ändern, verwechseln die Interviewpartner ihre eigenen Wünsche mit dem tatsächlich Möglichen. Das gesamte Interview lässt sich als Begründung lesen, warum gewerkschaftliche Mobilisierungsprozesse insbesondere in den USA außer gelegentlichen und meistens punktuellen Erfolgen wenig bringen können. Auch wenn wir nicht in einer Zeit kontinuierlich schwächer werdender Gewerkschaften lebten, wären alle strukturellen Faktoren wie örtliche Zersplitterung und geringer Qualifizierungsgrad vorhanden, um nachhaltige Siege der „Arbeiter*innenklasse“ zu verhindern. Verbesserungen der Lage der Amazon-Mitarbeiter auf Dauer wären allenfalls auf politischem Wege möglich (also über die Regierungen, eventuell mit den Gewerkschaften als Juniorpartner, und als Voraussetzung für das Gelingen mit einem ungleich breiteren Programm). Ähnliches gilt auch für die anderen Kritikpunkte, beispielsweise für unternehmerische „Angriffe auf die ökologische Integrität des Planeten“. Übrigens ist Amazon der beste Freund seiner Kunden und hat in den Lockdowns der Pandemie sichergestellt, dass die Kundschaft weiter beliefert wird.

heise online am 10. April, Mitarbeiter stimmen gegen erste US-Gewerkschaft bei Amazon.

Die gewerkschaftliche Organisierungskampagne in einem Südstaatenbetrieb war von einem Großteil der liberalen USA unterstützt worden, unter anderem von Präsident Biden. Amazon hatte argumentiert, es bedürfe keiner Gewekschaft, weil es seine Arbietnehmer bereits besser behandele als von den Gewerkschaften gefordert. Gewerkschaftlicherseits wurde entgegnet, es ginge gar nicht um Löhne, sondern um eine Verbesserung der Arbeitsbedingungen und einer Verminderung der ständigen Überwachung.

Start ins zweite digitale Sommersemester:
Macht wenigstens die Mensen auf
und die Bibliotheken!

„Ob im benachbarten Potsdam oder in München, mit dem sich Berlin wissenschaftlich so gerne misst: Essen können Studierende dort auch in den Semesterferien; das Minimum sind Angebote „to go“. Die Verweigerung des Berliner Studierendenwerks, das nach einem Jahr Pandemie gerade mal zwei Food-Trucks Studentenwohnheime ansteuern lässt (mit denen Berlin sowieso als Folge jahrzehntelanger Versäumnisse unterversorgt ist), ist ein stiller Skandal.

Nach dem Essen brauchen Studierende nichts dringender als einen vernünftigen Arbeitsplatz. Viele sind auf Bibliotheken angewiesen, weil es im WG-Zimmer oder bei den Eltern zu unruhig ist – das Lern- und Studierverhalten hatte sich längst vor der Pandemie in diese Richtung verändert. Nun fehlen die Arbeitsplätze. Bibliotheken mühen sich redlich.

Aber wo ist die Offensive des Landes und der großen Universitäten, an geeigneten Orten solche Plätze mit durchdachtem Hygiene- und Nutzungskonzept zur Verfügung zu stellen? Viel Platz, Tisch, Stuhl, Steckdose, W-LAN – fertig. Das soll nach einem Jahr Pandemie nicht möglich sein?“

Paul Nolte, Start ins zweite digitale Sommersemester – Macht wenigstens die Mensen und Bibliotheken auf!, in:, 9. April

Anmerkung von Open Password: Warum nicht gleich die UBs mit diesen Aufgaben betrauen? Räume anmieten und sie richtig bestücken können sie auch und dank vergleichbarer Erfahrungen sogar besser?

Hans-Christoph Hobohm


Ruhestand macht unruhig. Schon wieder eine Laudation in Open Password (#905 #908). Bin ich damit wirklich gemeint? Dank für die zu große Ehre an Elisabeth Simon, Frank Seeliger, Sebastian Nix, @wilhelmHeinrich u.v.m.!

In: Twitter

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„Perspektiven wissenschaftlicher Informationsinfrastruktur-Einrichtungen“
im ZPID-Repositorium eingestellt

tifier to cite or link to this item:


Perspektiven wissenschaftlicher Informationsinfrastruktur-Einrichtungen am Beispiel Psychologie: Trends, Herausforderungen, Lösungen


Weber, Bianca
Bosnjak, Michael
Weichselgartner, Erich
Rosman, Tom

Issue Date:



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Wissenschaft benötigt verlässliche Informationsinfrastrukturen. Welchen Herausforderungen und Trends sich diese gegenübersehen, beleuchtet der Artikel. Die Herausforderungen werden auf die Themen (1) Open Access, (2) Forschungsdatenmanagement und (3) Informationskompetenz beschränkt. Danach wird an einem konkreten Beispiel einer Informationsinfrastruktur-Einrichtung aus der Psychologie erörtert, welche Herausforderungen und Trends sich abzeichnen. Die Psychologie bietet sich in diesem Zusammenhang an, weil sie bereits vor einem halben Jahrhundert eine Infrastruktureinrichtung ins Leben gerufen hat und deshalb über einschlägige Erfahrungen verfügt. Abschließend wird das Verhältnis von Bibliotheken und Infrastruktur-Einrichtungen diskutiert.


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