Bei Ausschreibungen denken viele an Bau und Handwerk. Dabei werden auch IT- und Kreativprojekte ausgeschrieben und bei entsprechender Budgethöhe auch europaweit veröffentlicht. Eine Erfolgsgeschichte einer gewonnenen Ausschreibung der AOK von Scompler wollen wir genauer aus Sicht der Datenbanken unter der Lupe nehmen. Wie Unternehmer die kostenfreien Ausschreibungsdaten für unterschiedliche Zwecke nutzen können zeigen wir in diesem Beitrag.

Am 13.08.2021 veröffentlichte Mirko Lange (Begründer und Kopf von Scompler) seine Erfolgsmeldung zum Gewinn einer Ausschreibung für Scompler. Die AOK hatte ein Content Management System ausgeschrieben und das Münchner Unternehmen bekam den Zuschlag.

Mirko Lange meldet den Gewinn der AOK Ausschreibung auf LinkedIn

Mirko Lange meldet den Ausschreibungsgewinn auf LinkedIn mit dem Verweis auf die PR-Meldung

Die Meldung ist ein spannender Praxisfall die Möglichkeiten zur Informationsgewinnung aus Ausschreibungsdatenbanken detaillierter darzustellen.

Wie findet man die Daten zu Scompler in den Ausschreibungsdatenbanken?

Für die Recherche kann das kostenfreie Ausschreibungssystem der EU “Tenders Electronic Daily” eingesetzt. Die Recherche ist über das Schlagwort “Scompler” in der Datenbank am einfachsten.
Im ersten Schritt sollte das System, falls nicht automatisch passiert, auf die Systemsprache “Deutsch” gestellt werden. Dies ist rechts oben über ein Rollmenü möglich.

Recherche in der Tenders Datenbank zum Scompler Gewinn
Wichtig: Auswahl des Datenbestandes “Alle Bekanntmachungen”

Es empfiehlt sich die Suche über den gesamten Bestand der Tenders Datenbank. Hierzu wird (1) die Auswahl auf “Alle Bekanntmachungen” gesetzt und in das Textfeld der Begriff “Scompler” eingetragen. Für Maskierungen kann das * verwendet werden.

Trefferanzeige Tenders Datenbank

Einen Treffer ergibt die Recherche in der Tenders Datenbank zu Scompler

Die Datenbank liefert den Eintrag “Deutschland-Berlin: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung” /Typ der Bekanntmachung: Bekanntmachung über vergebene Aufträge”.
Die Vergabemeldung ist der eigentliche Einstieg, um an die Veröffentlichung zur Ausschreibungsmeldung der AOK zu gelangen. Hierzu klickt man auf den Treffer und öffnet den Datenbankeintrag. Der Link liegt hinter der Dokument-Nummer. (320471-2021)

Um sich alle Veröffentlichungen der Ausschreibung anzeigen zu lassen findet sich in der Kopfzeile der Link “Sämtliche auftragsbezogene Veröffentlichungen”.

Übersicht der Tenders Dokumente

Alle Meldungen zur Ausschreibungen in hierarchischer Form

Welche Daten liefert die Ausschreibung?

Die erste Veröffentlichung ist die Auftragsbekanntmachung der AOK. Um diese zu öffnen muss lediglich der Titel angeklickt werden. Bereits hier kann man sehen, dass die AOK die Bekanntmachung im Dezember 2020 veröffentlicht hat. Abgabefrist war einen Monat später am 21.01.2021. Innerhalb der Auftragsbekanntmachung werden zahlreiche Informationen bereits über die Tenders Dokumente sichtbar.

AOK Ausschreibung zu Content Systemen

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

Hier werden die Angaben zum Auftraggeber mit Adressangaben veröffentlicht. Im Falle der AOK sind die betroffenen Geschäftsstellen aufgelistet.
Ein wichtiger Bereich ist der Punkt “Kommunikation”. Hier finden sich die Angaben, wie Interessenten an die Auftrags-/Ausschreibungsunterlagen gelangen und auch die Angebote abgeben. In diesem Falle wurde das gesamte Verfahren elektronisch über das “Deutsche Vergabeportal” des Bundesanzeigers abgewickelt.

Abschnitt II: Gegenstand

In diesem Dokument Abschnitt wird das gesamte Projekt skizziert. Für die Recherche in der Tenders Datenbank nach ähnlichen Projekten sollte neben Schlagwortrecherchen auch mittels der Codierungen recherchiert werden. Bei der AOK Meldung sind dies die Codes.

“Weitere(r) CPV-Code(s)
72230000 Entwicklung von kundenspezifischer Software
72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software”

 

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

In diesem Bereich liegt für viele Selbständige ein Knackpunkt, da rechtliche Voraussetzungen des Auftragnehmers definiert werden. Im aktuellen Dokument der AOK sind dies u.a. Angaben zum Unternehmen (Nachweisdokumente, Registereintrag u.a.) sowie Nachweise über Versicherungen und ein Bonitäts- und Finanznachweis (Umsatzangaben).
Welche Chancen dennoch Unternehmen haben die scheinbar diese Kriterien nicht erfüllen erläutern wir in einem kommenden Beitrag.

Abschnitt IV: Verfahren

Wie geht es weiter nach Abgabe der Unterlagen und wie sind die Fristen? In diesem Abschnitt wird alles zusammengefasst.

Abschnitt VI: Weitere Angaben

In diesem Segment finden sich Angaben zu Rechtsbehelfen und grundsätzliche Formalangaben zum Verfahren.

Ausschreibungen und Bekanntmachungen als Informationsquelle

Die Tenders Datenbank und die darin liegenden Meldungen lassen sich für vielfältige Ansätze nutzen. Es muss dabei nicht immer primär um das Einholen von Aufträgen gehen. Die einzelnen Aspekte wollen wir kurz skizzieren.

Neu-Aufträge

Sicherlich der wesentlichste Aspekt ist das Einholen von Aufträgen und Projekten über eine Ausschreibung. Die Teilnahme an Ausschreibungen macht Sinn, da man als Anbieter bei den Ausschreibenden in Erscheinung tritt. Zudem habe viele Verfahren nur recht wenige Bewerber gehabt, wenn man sich in den Vergabemeldungen die Anzahl der Angebote anschaut. Im Falle der AOK und Scompler werden 4 eingegangen Angebote gemeldet.

Produkt- und Service-Entwicklung

Aus den Meldungen kann einiges an Bedarf und auch Formulierung der “Kunden” herausgelesen werden. Was wird gerade gesucht und nachgefragt? Hieraus lassen fertige Elemente entwickeln die auch im Wording auf der Webseite eine gewissen Auffindbarkeit fördern. Ausschreibungen sind jetzt kein SEO Tool, aber ein Blick auf dem Marktplatz.

Anbieter-Recherche

Über die Meldungen zu Ausschreibungen lassen sich mögliche Kunden und weiter gedacht “Kundenkreise” erarbeiten. Im Falle der AOK liegt es Nahe das andere Krankenkassen oder Versicherer vielleicht gleiche Bedarfe haben. Mit diesem Wissen im Gepäck und dem Bedarfsprofil der AOK kann ein Angebot für mögliche andere Kunden aufgebaut werden. Hierzu macht es in jedem Falle Sinn an die Ausschreibungsunterlagen zu gelangen.

Hinweis: Die Unterlagen zur AOK Auftragsbekanntmachung sind nicht über das Portal des Bundesanzeigers abrufbar. Die Empfehlung: Sichten sie regelmäßig Ausschreibungsdatenbanken nach passenden Projekten, um sich die Unterlagen zu beschaffen. Auch dann, wenn sie nicht zwingend teilnehmen wollen.

Wettbewerbs-Beobachtung

Ausschreibungsdatenbanken sind eine wichtige Quelle zur Wettbewerbsbeobachtung. Was spricht dagegen fortlaufend nach Meldungen zu suchen die Namen der Wettbewerber enthalten?

Tipp: Zahlreiche Vergabemeldungen listen auch die Auftragshöhe auf. Im Falle von Scompler und der AOK findet sich der symbolische Euro.

Bewerbung als Sub-Contractor

Warum nicht die Gewinner einer Ausschreibung kontaktieren? Gerade jetzt kann Bedarf nach Dienstleistern entstehen. Den Gewinner holen sie sich aus der Vergabemeldung.

 

Fazit

Jeder Vertriebler sollte sich mit dem Segment öffentliche Ausschreibungen auseinandersetzen. Der Umgang mit den Regularien und Unterlagen will geübt sein. Ist die Arbeit mit Ausschreibungen als Workflow einmal hinterlegt und Standard Informationen zu Referenzen, Registerdaten und Versicherungen direkt abrufbar verkürzt sich die Arbeitszeit. Einen enormen Informationsgewinn sehe ich in der kontinuierlichen Beobachtung der einzelnen Branchenbereiche. Hier lassen sich, wie bereits skizziert, zahlreiche Informationen gewinnen.

 

 

Michael Klems ist Experte für die Recherche in professionellen Datenbanken und effiziente Suchstrategien in Online-Quellen. Seit 1991 ist der erfahrene Online-Profi für namhafte Entscheider und Top-Unternehmen in der Informationsbeschaffung tätig. Mit der Seminarreihe „Effiziente Internet-Recherche“ ist der gebürtige Kölner gefragter Referent für Seminare und Autor zahlreicher Fachveröffentlichungen. Michael Klems ist der Kopf hinter dem Online-Dienst infobroker.de.
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