Die Auswertung von Ausschreibungsportalen nimmt für viele Anwender sehr viel Zeit in Anspruch. Gerade in den Abendstunden gehört es für das Handwerk, aber auch anderen Branchen zur täglichen Routine Zeit in die Auswertung von Ausschreibungen zu investieren. Eine optimale und vor allem umfassende Datenauswertung sollte bei diesen Recherchen immer gegeben sein.
Dieter Neumeyer ist Architekt und Aufträge der öffentlichen Hand sind für den 54 jährigen Planer eine wichtige Beschäftigungs- und Verdienstgrundlage. Beinahe täglich wertet der Chef eines 5 Mann Büros die öffentlichen Ausschreibungen verschiedenster Portale aus. Allen voran steht TED (Tenders Electronic Daily) die Plattform der EU-weiten Ausschreibungen.
Über die Datenbank TED können Ausschreibungsmeldungen von Kommunen, aber auch öffentlichen Vergabestellen kostenfrei abgerufen werden. Die eigentlichen Ausschreibungsunterlagen müssen bei den Stellen meist gegen eine Schutzgebühr bestellt werden.
Neumeyer hat sich vor längerer Zeit mit der TED Datenbank intensiver auseinandergesetzt und führt seine Auswertungen mittels der CPV Codes durch. Dieser Arbeitsschritt hat die anfängliche Suche über das Volltextfeld nach Schlagwörtern vollends ersetzt. Dabei werden die Veröffentlichungen über den jeweiligen Code für Architekten- und Ingenieursleistungen recherchiert. Als weitere Eingrenzung setzt Neumeyer noch Städte und Gemeinde als Filter für die Region ein. Für die Sichtung der Datenbanken investiert der Architekt mindestens 1-2 Stunden pro Woche in Summe gerechnet.
Unsicherheitsfaktor Datenqualität
Was Neumeyer jedoch nicht weiß sind die in der Informationsbranche bekannten Unsicherheiten bei der Datenbank TED. Ein wesentlicher Knackpunkt der extreme Folgen haben kann sind fehlerhaft kodierte CPV Einträge. Viele Information Professionals beklagen schon seit Jahren die Probleme bei fehlerhaften CPV Codes. Im Falle des Architekten Neumeyer bedeutet dies, dass relevante Ausschreibungsmeldungen nicht gefunden werden und damit aus dem Raster fallen. Im schlimmsten Falle entgehen einem Dienstleister Aufträge und damit Umsätze.
Für andere Dienstleistergruppen kann ein anderer Knackpunkt der Datenbank TED für enormen Arbeitsaufwand und Fehleinschätzungen bei der Recherche führen. Zahlreiche Ausschreibungen werden von den EU-Mitarbeitern mit recht oberflächlichen und teilweise irreführenden Titeln ausgestattet.
TED-Macke bei der Verwendung der Ausschreibungstitel am Beispiel der Webseite Elbphilharmonie
Am Beispiel der Ausschreibung zum „Relaunch der Webseite Elbphilharmonie“ ist das Problem der irreführenden Betitelung sehr gut erkennbar. Der von der Vergabestelle eingereichte Titel ist unter Pkt. 2 erkennbar und lautet „Relaunch der Website www.elbphilharmonie.de“. Eingetragen wurde als Haupttitel seitens des Content Managers der EU jedoch „Softwareprogrammierung und –beratung“ (siehe Pkt.1). Für eine Digital-Agentur die im Bereich Webseiten und Online-Content tätig ist, würde ein solcher Titel in der Hauptübersicht wohl kaum einen Anreiz für das Anklicken bedeuten.
Aufwendiges Unterfangen: Auch unscheinbare Einträge müssen per Klick geöffnet und gesichtet werden
In der praktischen Arbeit mit der Datenbank bedeutet dies ein jeweiliges Aufrufen der Veröffentlichung, um genaueres zu erfahren. Diese Vorgehensweise ist auf Dauer recht zeitintensiv und für die Anwender frustrierend.
Im Video-Tutorial zeigen wir ihnen, wie sie die richtige Auswahl für eine komplette Recherche treffen.
Suchprofile per E-Mail entlasten
Zwar bietet die TED das Abspeichern von Suchprofilen im persönlichen Bereich an, jedoch bleibt immer noch die manuelle Sichtung der neuen Meldungen. Deutlich effizienter ist ein E-Mail Monitoring, welches automatisch neue Treffer direkt per E-Mail übermittelt. Dabei sind professionelle Datenbanken klar im Vorteil zu den TED Daten. Professionelle Anbieter gehen noch einen Schritt weiter und heben das Problem der recht allgemeinen Titel und fehlerhaften CPV Codes ab.
Mit den infobroker.de Ausschreibungsdiensten setzen wir auf professionelle Anbieter im Segment Tenders die Meldungen sichten und überarbeiten. Hierzu gehört eine korrigierte und erweiterte Einbindung der CPV-Codes und bessere Inhalte bei den Titeln.
Kostenfrei bieten wir die automatisierte Zusendung von Treffern zu verschiedensten Suchprofilen aus den unterschiedlichsten Branchenan. Die Schaltung ist über ein einfach gehaltenes Formular binnen einer Minute durchgeführt. Die Treffer werden automatisch per E-Mail zugesendet und bieten die direkte Anforderungsoption für weitere Daten. Eine individuelle Anpassung der Suchprofile oder Erweiterung ist auf Anfrage ebenfalls möglich.
Zeitsparende Informationen auf dem SmartPhone
Die automatische Zusendung der Ausschreibungsmeldungen entlastet Entscheider deutlich, da einerseits die Recherche in Portalen entfällt und Fehlerquellen reduziert werden. Auch der mobile Abruf von Informationen ist problemlos möglich. Die E-Mails lassen sich auf dem SmartPhone lesen und weitere Daten direkt per Link auf einer mobil angepassten Orderseite anfordern.
Eine Schaltung eines Suchprofils stellt in jedem Fall eine sinnvolle Ergänzung zu manuellen Recherchen dar. Auf diese Weise rundet sich das Bild der laufenden Projektausschreibungen von Behörden, Kommunen und Institutionen ab.
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